Tugas Sebagai Setiausaha Sangat Mencabar Dan Bukan Untuk Glamour

Hi korang...

Eksekutif secretary? secretary? atau dalam bahasa melayu setiausaha, apa sahaja yang korang faham,bukan lah satu bidang yang mudah ye kawan- kawan. Dan takde istilah kerja sebagai setiausaha hanyalah untuk mengejar glamour. Tugas ini lah sebenarnya sangat- sangat mencabar..Kebanyakkan orang hanya beranggapan bahawa setiausaha syarikat hanyalah mencatat minit mesyuarat, menyediakan laporan mesyuarat dan hanya buat kerja- kerja perkeranian sahaja. Malah ada yang merasakan jawatan setiausaha syarikat di Malaysia hanya sesuai kepada golongan wanita sahaja, salah ye...ada juga setiausaha lelaki. Apa sebenarnya tugas setiausaha ni? Apakah mereka perlu menjadi ‘telinga dan mata’ bos di pejabat sahaja?

Jom tengok apa tugas SA sebagai setiausaha di pejabat..

Apa yang SA nak share kat sini...adalah tugas- tugas seorang setiausaha syarikat. Scope kerja adalah sama, secara ringkasnya seorang Setiausaha ditugaskan agar mengekalkan kelancaran pejabat melalui pelbagai tugas pentadbiran dan perkeranian. Tugas-tugas ini merangkumi semua bukan hanya menyimpan fail dan mengambil minit mesyuarat tetapi juga menangani jadual pejabat, menyelaraskan mesyuarat dan lawatan, mengatur fail, menjawab telefon dan melakukan banyak tugas penting lainnya.

Percaya tak bekerja sebagai setiausaha kena pandai bermain dengan emosi? Pandai mengawal keadaan. Kena peka dengan situasi dan kena pandai mencari jalan penyelesaian? Itu kalau dapat boss yang baik..yang memahami. Kalau dapat boss yang mempunyai masalah emosi, terlampau tegas? Haaa masa ni la kita sebagai setiausaha akan diuji..

SA dari awal bekerja dengan company SA sekarang...dah ramai boss yang SA jaga, Dapat yang paling sporting, paling tegas, yang kiasu...semua SA dah rasa. Pernah SA kena tahan tak dapat balik sampai jam dah pukul 10 malam. Hanya semata- mata ex boss tu nak SA admit kesilapan yang SA tak buat. SA face hard situation masa tu. So...bukan customer jer always right ye...boss is always right. walau korang yakin korang tak salah. Tapi akhirnya boss yang kiasu ni tadi jadi boss yang SA sayang. Ada sebab SA diuji. Lepas beberapa bulan SA dinaikkan gred. Alhamdulillah...rindu plak kat boss Singapore SA tu. Lepas tu SA pernah jaga boss paling best jugak, tak banyak kerenah, kerja ngan dia pun best...boss perempuan tau. Sayangnya dia dah pencen tahun lepas. Ada yang cakap boss perempuan ni lagi tegas..ye bab kerja memang la boss SA ni tegas. Tapi bab- bab lain especially kebajikan memang dia the best so far. Setakat ni SA dah jaga 7 orang boss. Semua boss sangat- sangat mencabar. but alhamdulillah sampai sekarang SA suka dengan kerja SA. Its not easy for me to maintain sustaine dalam bidang ni ye...Nak pulak sekarang SA jaga satu division yang besar. Dalam 1 Division SA ada 3 lagi section. Setiap section ada bos tersendiri dan SA jaga semua boss tersebut. Semua ada lain- lain karakter dan memang mencabar.

Berikut merupakan tugas- tugas SA sebagai setiausaha.

1. Membantu kelancaran pentadbiran pejabat & division
2. Menjawab panggilan telefon
3. Entertain client luar yang datang temujanji dengan boss.
4. Melibatkan diri dan membantu pengurusan dokumen untuk team projek
5. Menetapkan temujanji/jadual mesyuarat untuk boss dan staff
6. Booking hotel dan penerbangan untuk boss dan semua staff
7. Membuat claim boss
8. Bekerjasama dengan setiausaha jabatan lain 
9. Bekerjasama dengan setiausaha dari company lain
10. Menguruskan majlis hari lahir atau apa sahaja majlis formal melibatkan boss dan department
11. Menjadi mata dan telinga boss 

Haaa...itu antara tugas SA kat pejabat. SA x pasti tugas SA sama atau tak dengan setiausaha yang lain. Ada sesetengah company berpendapat setiausaha dan PA merupakan jawatan yang sama. Ye dalam konsep memang nampak sama tetapi tugas adalah berbeza. Pada SA, PA tugasnya adalah khusus menjaga semua yang berkaitan dengan boss itu sahaja, tidak termasuk staff lain di jabatan yang sama. Tugas SA lain...merangkumi semua. Setiausaha takde pembantu ye...sebaliknya PA ada pembantu yang merupakan admin dalam jabatan mereka. Best kan?

13 tahun SA bekerja di company sekarang...tahun ni umur SA 43 tahun...SA masih bertahan?Alhamdulillah SA masih setia ngan company ni...rezeki di sini maybe..dan kalau boleh biarlah kekal disini. Knowing SA x kuasa nak pi interview..hahaha....semoga allah memudahkan rezeki SA di sini...aminn.....Mencabar kan? Nampak senang jer tugas SA...sebaliknya sangat tough...semoga SA terus diberi kekuatan dan semangat dalam menjalani tanggungjawab yang diberikan kepada SA. Kena marah tu biasa. Kalau tak kena marah kita tak belajar dari kesilapan kan?